Toda donación o préstamo de bienes, con excepción de los bienes muebles, deberá ser tramitado ante la AICE por la instancia universitaria interesada, acompañado de la siguiente información:
a. Acuerdo del consejo de unidad académica, centro o facultad, o, del vicerrector (a) correspondiente cuando se trate de unidades administrativas. Dicho acuerdo deberá contener los siguientes aspectos:
• En qué consiste la donación o préstamo de bienes, su necesidad, utilización y monto en que se estima.
• Funcionario y unidad responsable de su custodia y utilización.
• Cuando se trate de bienes inmuebles, se deberá presentar, el estudio jurídico de las condiciones del inmueble emitido por el Registro Nacional, lo cual será coordinado con la Asesoría Jurídica de la universidad. Adicionalmente, un informe emitido por la Vicerrectoría de Administración sobre la ubicación, acceso, calidad de la construcción o del terreno, disponibilidad de los servicios públicos, costos estimados de operación y mantenimiento y otros elementos necesarios para verificar la conveniencia de la aceptación del inmueble.
b. Si la donación o préstamo del bien es para financiar la ejecución, total o parcial, de un proyecto académico, se deberá presentar copia del proyecto e incluir los detalles presupuestarios para su ejecución y constancia de que el mismo está inscrito y vigente.
En el caso de los bienes muebles -salvo que la fuente donante solicite la firma de un Convenio de Donación, el cual debe ser asesorado por la AICE-, la aprobación la realizará el Superior Jerárquico correspondiente, mediante resolución motivada, que incluya al menos los siguientes aspectos:
• En qué consiste la donación o préstamo de bienes, ente o sujeto donante, constancia de la revisión del estado del bien, que el mismo está en condiciones óptimas para su uso, la identificación de su necesidad y utilización real en beneficio de la unidad y monto en el cual se estima su valor.
• Identificación del proyecto, programa o actividad institucional que recibe la donación, cuando corresponda.
• Funcionario y unidad responsable de su custodia y utilización.