Desde el momento que el proyectista identifica una convocatoria de forma individual o por canales oficiales, se recomienda que se haga acompañar de la AICE, en calidad de oficina técnica competente en la materia. Como parte de su labor, los funcionarios asignados al proceso brindarán asesoría durante las diferentes etapas de la gestión del proyecto de cooperación.

Con la aprobación de parte de la fuente cooperante, se da paso a la formalización. Para iniciar las acciones internas, el proyectista debe facilitar a la AICE y a su superior jerárquico la respuesta otorgada -en caso que estos no tengan acceso directo-. Con base en ella, la AICE efectúa una valoración de los términos planteados vs. la propuesta de proyecto. Además, efectuará consultas -de ser necesario- e intercambiará información que permita definir si las autoridades institucionales deben tomar nuevos acuerdos. Asimismo, cumplirá con requerimientos específicos de cara al establecimiento de la relación entre las partes -esto puede o no implicar la firma de un instrumento de cooperación-.

Cuando la fuente cooperante aprueba la propuesta de proyecto, el proyectista deberá registrar el proyecto en el SIA, para lo cual coordinará con el asesor Julio Agüero Alfaro.

El Consejo de Unidad Académica para el caso de las Unidades Académicas.
El Centro de Gestión Académica cuando se trata de posgrados.
El Superior Jerárquico en las ocasiones que participen Unidades Administrativas.

Las Políticas Institucionales para la Ejecución de Acciones Externas con Contraprestación Presupuestaria o Financiera  y el Reglamento de la Vinculación Externa Remunerada, la Cooperación Externa y la Relación con la FUNDAUNA